
| Smernica na uplatňovanie postupov verejného obstarávania |
|
|
| Samospráva - Základné dokumenty mesta | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
SMERNICA Bardejov 1.4.2011 Mesto Bardejov v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „ZoVO" ) vydáva túto smernicu, ktorou sa zadávajú postupy verejného obstarávania pre organizačné útvary a zariadenia včlenené pod jednotlivé odborné oddelenia mestského úradu financované z rozpočtu mesta vrátane mestskej polície ( ďalej len „ verejný obstarávateľ „) na dodanie tovarov, poskytovanie služieb a uskutočňovanie stavebných prác.
Čl. 1 1. Táto smernica upravuje postupy pri zadávaní zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb, koncesie a súťaži návrhov. 2. Zákazka je zmluva s peňažným plnením na dodanie tovaru, na uskutočňovanie stavebných prác alebo poskytnutie služby uzavretá písomne medzi jedným alebo viacerými verejnými obstarávateľmi na jednej strane a jedným alebo viacerými úspešnými uchádzačmi na strane druhej. 3. Zákazka na dodanie tovaru je kúpa, lízing, kúpa na splátky alebo prenájom tovaru s možnosťou alebo bez možnosti odkúpenia; môže zahŕňať aj činností spojené s umiestnením a montážou, avšak hodnota tejto činnosti nesmie prekračovať hodnotu tovaru. 4. Zákazka na uskutočnenie stavebných prác je uskutočnenie stavebných prác, vypracovanie projektovej dokumentácie alebo uskutočnenie stavby. Stavba na účely tohto zákona je výsledok stavebných prác ako celku, ktorý spĺňa ekonomickú funkciu alebo technickú funkciu, a uskutočnenie stavby zodpovedá požiadavkám verejného obstarávateľa. 5. Zákazka na poskytnutie služby je poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 2 alebo 3 ZoVO okrem zákazky uvedenej v odsekoch 3 a 4. Zákazka, ktorej predmetom je poskytnutie služby podľa prílohy č. 2 alebo 3 ZoVO a ktorá zahŕňa ako vedľajšiu činnosť stavebné práce podľa prílohy č. 1, ZoVO sa považuje za zákazku na poskytnutie služby. Zákazka, ktorej predmetom je dodanie tovaru aj poskytnutie služby podľa príloh č. 2 a 3 ZoVO, sa považuje za zákazku na poskytnutie služby, ak predpokladaná hodnota služby prevyšuje predpokladanú hodnotu tovaru. 6. Rámcová dohoda je písomná dohoda medzi jedným alebo viacerými verejnými obstarávateľmi alebo jedným alebo viacerými obstarávateľmi na jednej strane a jedným alebo viacerými uchádzačmi na strane druhej. Rámcová dohoda určuje podmienky zadávania zákaziek počas jej platnosti, najmä čo sa týka ceny a predpokladaného množstva predmetu zákazky. 7. Koncesia je zákazka rovnakého typu ako zákazka na uskutočnenie stavebných prác s tým, že peňažné plnenie za stavebné práce, ktoré sa majú uskutočniť, je kompenzované právom užívať stavbu na dohodnutý čas. Toto právo môže byť spojené s peňažným plnením. 8. Táto smernica sa nevzťahuje a) na zákazku, ktorej predmet tvoria utajované skutočnosti, alebo ak sa pri jej plnení musia použiť osobitné bezpečnostné opatrenia na základe zákona, alebo ak si to vyžaduje ochrana bezpečnostných záujmov Slovenskej republiky,, b) na zákazku, ak sa pri jej zadávaní postupuje podľa osobitného postupu alebo pravidiel medzinárodnej organizácie, c) na zákazku, ak sa pri jej zadávaní postupuje podľa pravidiel na základe medzinárodnej dohody uzavretej medzi Slovenskou republikou a tretími krajinami a zákazka sa týka dodania tovaru, uskutočnenia stavebných prác alebo poskytovania služieb určených na spoločné uskutočnenie alebo na využívanie projektu krajinami, ktoré sú účastníkmi tejto dohody, a táto medzinárodná dohoda bola oznámená Európskej komisii, d) na nadobúdanie alebo nájom nehnuteľností a s tým súvisiacich práv okrem finančných služieb, ktoré s tým súvisia, e) na zákazku, ktorej predmetom sú finančné služby súvisiace s emisiou, predajom, nákupom alebo prevodom cenných papierov alebo iných finančných nástrojov alebo vykonávanie ďalších operácií na finančných trhoch, najmä operácie s cieľom získať peňažné prostriedky alebo vlastné zdroje financovania, f) na rozhodcovské konanie a zmierovacie konanie, g) na uzavretie pracovnej zmluvy, dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu, h) na zákazku na poskytnutie služby inému verejnému obstarávateľovi alebo združeniu verejných obstarávateľov na základe výlučného práva vyplývajúceho zo zákona alebo z rozhodnutia správneho orgánu, i) na činnosť znalca, tlmočníka alebo prekladateľa na účely občianskeho súdneho konania, trestného konania vrátane prípravného konania, správneho konania, rozhodcovského konania alebo iného obdobného konania, odborná činnosť právnickej osoby alebo fyzickej osoby na účely trestného konania vrátane prípravného konania a odborná činnosť prizvanej osoby na účely kontrolnej činnosti alebo na účely správneho konania, ak ide o podlimitnú zákazku, podprahovú zákazku a zákazku s nízkou hodnotou, j ) na zákazku na poskytnutie služby inému verejnému obstarávateľovi alebo združeniu verejných obstarávateľov na základe výlučného práva vyplývajúceho zo zákona alebo z rozhodnutia správneho orgánu, 9. Uchádzačom je každá fyzická osoba, právnická osoba, alebo skupina týchto osôb, ktorá na trhu dodáva tovar, uskutočňuje stavebné práce alebo poskytuje službu a predložila ponuku. Uchádzač môže predložiť iba jednu ponuku. Uchádzač bude vylúčený z procesu verejného obstarávania, ak je v tom istom postupe zadávania zákazky subdodávateľom iného uchádzača alebo skupiny, ktorá predkladá ponuku. 10. Záujemcom je každá fyzická osoba, právnická osoba, alebo skupina týchto osôb, ktorá na trhu dodáva tovar, uskutočňuje stavebné práce alebo poskytuje službu a má záujem o účasť v užšej súťaži, rokovacom konaní alebo súťažnom dialógu, alebo si vo verejnej súťaži prevzala súťažné podklady.
Čl. 2 1. Postupy vo verejnom obstarávaní sú a) verejná súťaž - vyhlasuje sa pre neobmedzený počet uchádzačov, b) užšia súťaž - vyhlasuje sa pre neobmedzený počet záujemcov; pričom sa môže obmedziť počet záujemcov, ktorých vyzve na predloženie ponuky, a to najmenej na päť a najviac 20 v zmysle ZoVO podľa dôležitosti zákazky. Ponuku môže predložiť len uchádzač, ktorý si prevzal súťažné podklady na predloženie ponuky, c) rokovacie konanie so zverejnením - použije sa len ak je splnená aspoň jedna podmienka uvedená v § 55 ZoVO, d) rokovacie konanie bez zverejnenia - použije sa len vtedy, ak je splnená aspoň jedna podmienka uvedená v § 58 ZoVO, e) suťažný dialog - môže sa použiť, ak ide o obzvlášť zložité projekty a nie je možné použiť verejnú súťaž a užšiu súťaž, f) súťaž návrhov - použije sa pri nadlimitných zákazkách, ak vyhlasovateľ potrebuje získať návrh najmä v oblasti územného plánovania, architektúry, stavebného inžinierstva a spracovania údajov, ktorý v súťaži bol vybraný porotou s udelením cien alebo bez udelenia cien.
Čl. 3 Finančné limity 1. Zákazka je nadlimitná, podlimitná, podprahová alebo s nízkou hodnotou v závislosti od predpokladanej hodnoty zákazky. 2. Nadlimitná zákazka je, ak predpokladaná hodnota zákazky sa rovná alebo je vyššia ako a) 193 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo poskytnutia služby, b) 125 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby, okrem zákazky na poskytnutie služby uvedenej v § 6 ods. 1 písm. e) ZoVO, c) 4 845 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác. 3. Podlimitná zákazka je, ak predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako finančný limit uvedený v odseku 2 a súčasne rovnaká alebo vyššia ako a) 40 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo o zákazku na poskytnutie služby, b) 200 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác. 4. Podprahová zákazka je, ak predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako finančný limit uvedený v odseku 3 a súčasne a) rovnaká alebo vyššia ako 10 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo b) rovnaká alebo vyššia ako 20 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác. 5. Zákazka s nízkou hodnotou je, ak predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako finančný limit uvedený v odseku 4 písm. a) a b) v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzaviera na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok.
Čl. 4 Predpokladaná hodnota zákazky 1. Predpokladaná hodnota zákazky sa určuje ako cena bez dane z pridanej hodnoty. Predpokladaná hodnota zákazky musí vychádzať z ceny, za ktorú sa obvykle predáva rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky v čase, keď sa oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania alebo oznámenie použité ako výzva na súťaž posiela na uverejnenie. Ak sa uverejnenie takého oznámenia nevyžaduje, predpokladaná hodnota zákazky musí vychádzať z ceny, za ktorú sa obvykle predáva rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky v čase začatia postupu zadávania zákazky. 2. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zahŕňa aj a) hodnota opakovaných plnení, ak sa plánujú zabezpečiť, b) všetky formy opcií a všetky prípadné predĺženia zmluvy, c) ceny a odmeny, ktoré sa poskytnú uchádzačom alebo účastníkom súťaže návrhov, d) predpokladaná hodnota tovaru alebo služieb, ktoré sa poskytnú v súvislosti so zákazkou na uskutočnenie stavebných prác. 3. Dodávka tovaru alebo poskytnutie služieb, ktoré nie sú nevyhnutné na splnenie zmluvy na stavebné práce, sa nesmie zahrnúť do predpokladanej hodnoty zákazky na uskutočnenie stavebných prác, ak by to malo za následok vyňatie takéhoto tovaru alebo takýchto služieb z pôsobnosti ZoVO. 4. Ak je stavebná práca alebo služba rozdelená na niekoľko častí v rámci zadávania jednej zákazky, z ktorých každá bude predmetom samostatnej zmluvy, predpokladaná hodnota zákazky sa určí ako súčet predpokladaných hodnôt všetkých častí zákazky. Ak celková predpokladaná hodnota zákazky nie je nižšia ako finančný limit podľa čl. 3 ods. 2, použije sa postup zadávania nadlimitných zákaziek. Postup zadávania podlimitných zákaziek možno použiť vtedy, ak ide o tú časť stavebných prác, ktorých predpokladaná hodnota je nižšia ako 1 000 000 EUR, alebo o tú časť služby, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako 80 000 EUR, a ak hodnota týchto častí nepresiahne 20 % celkovej predpokladanej hodnoty všetkých častí zákazky. 5. Ak je dodávka tovaru rozdelená na niekoľko častí v rámci zadávania jednej zákazky, z ktorých každá bude predmetom samostatnej zmluvy, predpokladaná hodnota zákazky sa určí ako súčet predpokladaných hodnôt všetkých častí zákazky. Ak celková predpokladaná hodnota nie je nižšia ako finančný limit podľa čl. 3 ods. 2, použije sa postup zadávania nadlimitných zákaziek. Postup zadávania podlimitných zákaziek možno použiť vtedy, ak ide o tú časť dodávky tovaru, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako 80 000 EUR, a ak hodnota týchto častí nepresiahne 20 % celkovej predpokladanej hodnoty všetkých častí zákazky. 6. Ak ide o lízing, o kúpu tovaru na splátky alebo o prenájom tovaru s možnosťou alebo bez možnosti odkúpenia, základom na určenie predpokladanej hodnoty zákazky na dodanie tovaru je a) celková hodnota zákazky, ak ide o zmluvu uzavieranú na určitý čas rovnaký alebo kratší ako 12 mesiacov, b) celková hodnota zákazky vrátane odhadovanej zostatkovej hodnoty, ak ide o zmluvu uzavieranú na určitý čas dlhší ako 12 mesiacov, c) 48-násobok mesačnej platby, ak ide o zmluvu, ktorej lehota platnosti nie je pevne určená alebo sa nedá určiť. 7. Ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo o zákazku na poskytnutie služby, ktorá sa pravidelne opakuje, alebo obnovuje v dohodnutej lehote, predpokladaná hodnota zákazky sa určí a) z celkových skutočných nákladov rovnakého alebo porovnateľného tovaru alebo služieb, ktoré boli obstarané v predchádzajúcom kalendárnom roku alebo v predchádzajúcich 12 mesiacoch, upravených o očakávané zmeny v množstve alebo v hodnote v nasledujúcich 12 mesiacoch, alebo b) z celkovej predpokladanej hodnoty tovaru alebo služieb obstarávaných v priebehu 8. Do predpokladanej hodnoty zákazky na poskytnutie služby sa zahrnie, ak ide o a) poisťovacie služby, aj splatné poistné a ostatné formy odmien, b) bankové služby a iné finančné služby, aj poplatky, provízie, úroky a iné výdavky súvisiace so službami a ostatné formy odmien, c) súťaž návrhov, aj udelené ceny za návrhy a udelené odmeny účastníkom. 9. Do predpokladanej hodnoty zákazky na poskytnutie služby, ktorá neudáva celkovú cenu, ak ide o zmluvu uzavretú na určitý čas a) rovnaký alebo kratší ako 48 mesiacov, sa zahrnie celková predpokladaná hodnota zákazky počas platnosti zmluvy, b) dlhší ako 48 mesiacov alebo ak ide o zmluvu uzavretú na neurčitý čas sa zahrnie 10. Predpokladaná hodnota zákazky zahŕňajúca dodávku tovaru aj poskytnutie služby sa vypočíta ako celková hodnota tovaru a celková hodnota služby bez ohľadu na ich podiely. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zahrnie aj cena montážnych a inštalačných činností. 11. Predpokladaná hodnota rámcovej dohody alebo dynamického nákupného systému sa určí ako maximálna predpokladaná hodnota všetkých zákaziek, ktoré sa predpokladajú počas platnosti rámcovej dohody alebo počas trvania dynamického nákupného systému. 12. Zákazku nemožno rozdeliť ani zvoliť spôsob určenia jej predpokladanej hodnoty s cieľom vyhnúť sa použitiu postupov zadávania zákazky podľa týchto zásad.
Čl. 5 Odborne spôsobilá osoba 1. Pri obstarávaní tovarov, stavebných prác, služieb a pri súťaži návrhov sa postupuje podľa ZoVO a tejto smernice prostredníctvom odborne spôsobilej osoby. 2. Činnosti vo verejnom obstarávaní sa môžu vykonávať prostredníctvom inej osoby, ktorá je podnikateľom; týmto nie je dotknutá zodpovednosť verejného obstarávateľa, a osoby podľa § 7 ZoVO.
Čl. 6 Uplatnenie požiadavky na obstarávanie 1. Jednotlivé útvary alebo zamestnanci mesta predkladajú odborne spôsobilej osobe požiadavky na obstarávanie tovarov, stavebných prác alebo poskytnutie služieb, ktoré súvisia s plnením ich úloh a prednostne na tie, ktoré boli uplatňované pri spracovaní návrhu rozpočtu mesta na príslušný rok. 2. Po schválení rozpočtu mesta vecne zodpovedné oddelenie spracuje harmonogram verejného obstarávania, ktorý obsahuje najmä tieto údaje a) názov predmetu obstarávania, b) určenie predpokladaného rozpočtového nákladu, c) predpokladaný termín realizácie predmetu obstarávania, d) určenie termínu na vyhlásenie metódy verejného obstarávania, e) určenie zodpovednej osoby pre konkrétnu metódu verejného obstarávania.
Čl. 7 Obsah požiadavky na obstarávanie 1. Požiadavka na obstarávanie tovarov, stavebných prác alebo služieb obsahuje najmä a) vymedzenie zákazky na základe jej podrobného opisu s uvedením jej technických požiadaviek a to - kvalitatívne, výkonové a bezpečnostné parametre, - rozmery a iné veľkostné parametre, - požiadavky na materiál, - požiadavky na balenie, - požiadavky na certifikáty, pasporty a iné dokumenty, - požiadavky na servis, údržbu, prevádzku, - iné technické podmienky, b) číslo klasifikácie produkcie podľa spoločného slovníka obstarávania (CPV- príloha č.1 [1]); v prípade, že predkladateľ požiadavky si nie je istý správnosťou čísla, upozorní na túto skutočnosť v požiadavke a uvedené údaje doplní po konzultácií s odborne spôsobilou osobou, c) určenie predpokladaného množstva a predpokladanej ceny zákazky bez dane z pridanej hodnoty, predpokladanú cenu je potrebné zistiť od firiem na trhu, z katalógov, ponukových letákov, a pod., d) navrhovaný typ zmluvy, dĺžka trvania zmluvného vzťahu, e) lehoty na dodanie (dokončenie) zákazky, prípadne časový harmonogram jej plnenia, f) návrh kritérií na hodnotenie splnenia podmienok účasti vo verejnom obstarávaní; kritériom na vyhodnotenie ponúk nesmie byť dĺžka záruky, podiel subdodávok a lehota splatnosti faktúr, g) návrh iných kritérií vyhodnotenia ponúk - pri obstarávaní tovarov: lehota dodania, kvalita, technické a funkčné charakteristiky, technická pomoc, náhradné diely a iné, - pri obstarávaní služieb: kvalita služby, funkčné charakteristiky služby a iné, - pri obstarávaní prác: kvalita, komplexnosť dodávky, iné konštrukčné a technické riešenie, h) rozhodnutie primátora o použití resp. nepoužití elektronickej aukcie.( Pri výbere právnickej osoby na zabezpečenie elektronickej aukcie sa použijú postupy podľa ZoVO.) 2. Požiadavky pre následné spracovanie zmluvy - určenie zmluvných strán, - predmet plnenia zmluvy, - termín dodania alebo čas (harmonogram) plnenia zmluvy, - miesto dodania zákazky a spôsob prevzatia plnenia, - cena zákazky, - platobné podmienky a fakturácia, - odovzdanie a prevzatie zákazky, - odstúpenie od zmluvy a úhrada súvisiacich nákladov, - omeškanie, - možnosť a spôsob úpravy ceny, - záruky a podmienky záručného servisu, - zmluvné pokuty a náhrada škody, - riešenie sporov.
Čl. 8 Uverejňovanie oznámení 1. Verejný obstarávateľ uverejní predbežné oznámenie čo najskôr po začatí kalendárneho roka, ak celková predpokladaná hodnota zákaziek na: a) dodanie tovaru alebo rámcových dohôd na dodanie tovaru podľa skupín výrobkov, ktoré plánuje zadávať v kalendárnom roku, je najmenej 750 000 eur; skupina výrobkov sa určí odkazom na spoločný slovník obstarávania CPV, b) poskytnutie služieb alebo rámcových dohôd na služby v každej kategórii služieb uvedených v prílohe č. 2 ZoVO, ktoré plánuje zadávať v kalendárnom roku, je najmenej 750 000 eur. 2. Verejný obstarávateľ uverejní predbežné oznámenie čo najskôr po začatí kalendárneho roka alebo čo najskôr po schválení plánovaných zákaziek na stavebné práce s uvedením základnej charakteristiky predmetu zákazky alebo rámcovej dohody, ktorú plánuje zadávať, ak predpokladaná hodnota zákazky na uskutočnenie stavebných prác sa rovná alebo je vyššia ako 4 845 000 eur. 3. Ustanovenia odsekov 1 a 2 sa nevzťahujú na rokovacie konanie bez zverejnenia. 4. Verejný obstarávateľ vyhlasuje verejné obstarávanie uverejnením oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania pri nadlimitných zákazkách a podlimitných zákazkách, ak má v úmysle a) zadávať zákazku verejnou súťažou, užšou súťažou, rokovacím konaním so zverejnením alebo súťažným dialógom, b) uzatvoriť rámcovú dohodu verejnou súťažou, užšou súťažou, rokovacím konaním so zverejnením alebo súťažným dialógom, c) vytvoriť dynamický nákupný systém; uverejnením zjednodušeného oznámenia 5. Ak verejný obstarávateľ použije zrýchlený postup v užšej súťaži alebo v rokovacom konaní so zverejnením, posiela oznámenia faxom alebo elektronickými prostriedkami. 6. Neuverejnia sa informácie o výsledku nadlimitných zákazkách verejného obstarávania, ktorých uverejnenie by mohlo byť v rozpore so zákonom, s verejným záujmom, mohlo by poškodiť oprávnené záujmy iných osôb alebo by bránilo čestnej hospodárskej súťaži. 7. Výzvy na prekladanie ponúk pri podprahových zákazkách sa posielajú úradu na zverejnenie vo vestníku, úradu ich uverejní do piatich dní odo dňa odoslania. Po takom uverejnení sa výzva posiela najmenej trom vybraným záujemcom. Informácia o uzavretí zmluvy s úspešným uchádzačom sa posiela úradu najneskôr do 14 dní po jej uzavretí. 8. Raz štvrťročne sa na webovej stránke www.bardejov.sk zverejní súhrnná správa o zákazkách s nízkou hodnotou s cenami vyššími ako 1000 eur, v ktorej sa pre každú zákazku uvedie najmä hodnota zákazky, predmet zákazky a identifikácia úspešného uchádzača. Výsledok verejného obstarávania pri použití zákazky s nízkymi hodnotami sa neposiela úradu.
Čl. 9 Organizácia procesu verejného obstarávania 1. Organizácia verejného obstarávania závisí od finančného limitu zákazky a použitého postupu verejného obstarávania. Organizáciu procesu verejného obstarávania zabezpečuje odborne spôsobilá osoba pri nadlimitných, podlimitných a podprahových zákazkách. Odborne spôsobilá osoba tiež vyhodnocuje ponuky v prípade, keď nie je zriadená komisia. 2. Oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania a výsledku verejného obstarávania zasiela na zverejnenie Publikačnému úradu a Úradu pre verejné obstarávanie odborne spôsobilá osoba pre verejné obstarávanie. 3. Obstarávanie zákaziek s nízkymi hodnotami a) činnosti pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami môžu vykonávať aj osoby bez odbornej spôsobilosti, b) pri zákazkách na dodanie rovnakých druhov tovarov, zákaziek na poskytnutie služieb alebo stavebných prác, ktorých predpokladaná cena je rovná alebo nižšia ako 16 500,-10 000,- eur sa nebude vykonávať prieskum trhu. Definíciu zákazky určuje spoločný slovník obstarávania ( CPV), ktorá sa používa pre členské štáty Európskej únie. Tento postup verejného obstarávania sa uplatňuje podľa § 102 ZoVO a predstavuje jednorazové zabezpečenie tovaru, poskytnutie služieb, súťažných návrhov, resp. stavebných prác s dôrazom na neprekročenie súčtu finančných limitov uvedených v čl.3 odseku 4 tejto smernice, c) ak je predpokladaná cena zákazky na stavebné práce vyššia ako 10 000,- eur a súčasne nižšia ako limity uvedené v čl.3 odseku 4, výber uchádzača sa uskutoční na základe informácií o zákazke získaných prieskumom trhu. Prieskum trhu je možné uskutočniť formou elektronického trhu, elektronického katalógu, aktuálnych katalógov firiem, iných propagačných materiálov firiem, prieskumom vykonaným v predajniach, oslovením formulárom, telefonicky a pod. S úspešným uchádzačom sa uzavrie zmluva písomne. Rokovanie s uchádzačom a zápis z rokovania sa vykoná len keď si to vyžaduje povaha veci a keď sa uzaviera písomná zmluva, d) v prípade, že ide o stavebné práce, ktoré sú dostupné iba z jedného zdroja dokladá sa k príslušnému účtovnému dokladu písomné prehlásenie ( doklad ) o tejto skutočnosti od dodávateľa, e) pri uzatváraní zmluvy na uskutočnenie stavebných prác sa vyzve dodávateľ na predloženie dokladu o oprávnení podnikať a rokuje sa s ním o podmienkach zmluvy. f) finančný limit 10 000,- eur sa stanovuje s prihliadnutím na organizačnopersonálnu štruktúru verejného obstarávateľa, na pomerne široký sortiment predmetov obstarávania, nízke hodnoty nakupovaných tovarov, služieb a stavebných prác u ktorých obsiahlejší prieskum neprinesie požadované a očakávané efekty a prínosy, ale naopak, sťaží postupy zamestnancov a zvýši náklady na obstaranie, a to na kancelárske potreby, telefóny, pracovný čas zamestnancov a dopravné prostriedky, pričom zamestnanec v malom meste pozná cenové pomery bez vykonania ďalších prieskumov a oslovenia firiem a v mieste sídla organizácie neexistuje v podstate žiadne konkurenčné prostredie, keďže s jedným sortimentom v niektorých prípadoch sa nachádza iba jedna predajňa alebo firma,
3.1 Po prieskume trhu verejný obstarávateľ pri výbere dodávateľa rešpektuje následovné kritéria a) cena - v prípade keď pre dodanie tovarov, služieb a prác bude vybratý uchádzač, ktorý neponúkol najnižšiu cenu, musí sa táto skutočnosť písomne odôvodniť v zápise s rokovania s vybratým uchádzačom resp. v priloženej dokumentácií. Táto situácia môže nastať vtedy, keď firma s najnižšou cenou tovaru odmietne tento tovar dodať napr. pre neuhradené pohľadávky alebo keď kvalita tovaru je vzhľadom na nízku cenu nevyhovujúca, b) dopravné náklady - bolo by neefektívne ak by dopravné náklady boli vyššie ako cena tovaru. Verejný obstarávateľ v týchto prípadoch, že cena bola síce vyššia ako u iného dodávateľa môže dospieť po zohľadnení dopravných nákladov k výberu dodávateľa s vyššou cenou pretože je to efektívnejšie, c) ostatné náklady - tieto sa premietnu do celkovej ceny – napr. telefón, fax, internet, poštové náklady, náklady na údržbu a servis a pod., d) kvalita tovaru, e) rýchlosť dodania tovaru, f) časová tieseň - napr. pri haváriách, mimoriadnych udalostiach, uvoľnenie finančných prostriedkov z rozpočtu mesta a pod. g) referencie - pokiaľ existujú poznatky o kvalite poskytovaných služieb a dodávke prác zo strany prihlásených záujemcov. 3.2 Prieskum trhu pri obstarávaní stavebných prác sa zdokumentuje podľa prílohy č.2.. Zo strany verejného obstarávateľa o vykonanom prieskume sa vedie dokumentácia, ktorá sa archivuje päť rokov. Rozsah tejto dokumentácie je závislý od spôsobu vykonaného zisťovania informácií o zákazke a táto spravidla obsahuje a) údaje poskytnuté obstarávateľom (identifikačné údaje verejného obstarávateľa, kontaktná osoba obstarávateľa, popis zákazky, množstvo, m.j. tovaru alebo práce alebo charakter služby), b) údaje poskytnuté podnikateľom (identifikačné údaje podnikateľa, kontaktná osoba za podnikateľa, ponúkaná cena za zákazku), c) vyhlásenie osoby vykonávajúcej prieskum a osoby zodpovednej za obstarávanie o nestrannosti a dôvernosti, d) odôvodnenie výberu uchádzača, ak nebola vybratá najnižšia cena, e) dokumentácia o zistení informácií o zákazke tvorí súčasť účtovných dokladov ( prikladá sa k objednávke ) a archivuje sa päť rokov od uzavretia zmluvy. Túto podpisuje zamestnanec, ktorý prieskum vykonal. 4. Na obstarávanie tovaru, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu sa môže použiť Dynamický nákupný systém. Dynamický nákupný systém je plne elektronický proces, časovo obmedzený a počas jeho trvania sa musí umožniť prístup každému záujemcovi, ktorý spĺňa podmienky účasti a predloží informatívnu ponuku v súlade so súťažnými podkladmi. Nesmie trvať dlhšie ako štyri roky. Na účely vytvorenia dynamického nákupného systému a zadávania zákaziek v rámci tohto systému sa použije postup verejnej súťaže vo všetkých jeho etapách vrátane zadávania zákaziek. 4.1 Do dynamického nákupného systému musí byť zaradený každý uchádzač, ktorý splnil podmienky účasti a predložil informatívnu ponuku, ktorá je v súlade s technickými požiadavkami prípadnými doplňujúcimi podkladmi. Informatívnu ponuku môže uchádzač kedykoľvek počas trvania dynamického nákupného systému zlepšiť za predpokladu, že bude naďalej v súlade s technickými požiadavkami. 4.2 Na účely vytvorenia dynamického nákupného systému verejný obstarávateľ uverejní oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania, v ktorom uvedie, že sa používa dynamický nákupný systém; uvedie internetovú adresu, na ktorej možno získať informácie; ponúkne neobmedzený, priamy prístup elektronickými prostriedkami k súťažným podkladom a ku všetkým doplňujúcim podkladom od uverejnenia oznámenia až do ukončenia používania systému. V súťažných podkladoch okrem iného uvedie povahu predpokladaných nákupov v rámci systému, ako aj potrebné informácie týkajúce sa tohto systému, elektronické zariadenia, podmienky a špecifikácie technického pripojenia. 4.3 Počas trvania dynamického nákupného systému verejný obstarávateľ umožní každému záujemcovi predloženie informatívnej ponuky a zaradenie do systému podľa odseku 4.1. Informatívnu ponuku verejný obstarávateľ vyhodnotí do 15 dní od jej predloženia. Lehotu na vyhodnotenie informatívnych ponúk môže verejný obstarávateľ predĺžiť za predpokladu, že nevydal žiadnu výzvu na predkladanie ponúk. Verejný obstarávateľ bezodkladne informuje uchádzača o jeho zaradení do dynamického nákupného systému alebo mu oznámi dôvody nezaradenia. 4.4 Na každú jednotlivú zákazku verejný obstarávateľ a obstarávateľ uverejní zjednodušené oznámenie, v ktorom vyzve všetkých zainteresovaných uchádzačov na predloženie informatívnej ponuky podľa odseku 4.3 v lehote, ktorá nesmie byť kratšia ako 15 dní odo dňa odoslania zjednodušeného oznámenia. Verejný obstarávateľ vyhodnotí všetky informatívne ponuky predložené v určenej lehote a vyzve všetkých uchádzačov zaradených do systému na predloženie ponuky osobitne na každú zákazku, ktorá sa zadáva v rámci systému. Výzva na predkladanie ponúk obsahuje a) lehotu na predkladanie ponúk, b) presnejšiu formuláciu kritérií na vyhodnotenie ponúk, ak je potrebná, c) ďalšie potrebné informácie. 4.5 Ponuky predložené v lehote na predkladanie ponúk sa vyhodnocujú podľa kritérií uvedených v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania. Zmluva sa uzavrie s uchádzačom, ktorý predloží najlepšiu ponuku. 5. Vo verejnej súťaži, v užšej súťaži alebo v rokovacom konaní so zverejnením sa musí pri zadávaní zákazky na dodanie tovaru použiť elektronická aukcia. Pri zadávaní zákazky na poskytnutie služby alebo uskutočnenie stavebných prác, ktorej hodnota je vyššia ako 200 000,- EUR sa použije elektronická aukcia, ak možno presne určiť technické požiadavky týkajúce sa predmetu zákazky a to aj v rámci dynamického nákupného systému. O použití elektronickej aukcie pri zadávaní podprahovej zákazky a zákazky s nízkou hodnotou pre uskutočnenie stavebných prác rozhodne primátor pred vyhlásením verejného obstarávania na predmet zákazky. Elektronická aukcia je opakujúci sa proces, ktorý využíva elektronické zariadenia na predkladanie a) nových cien upravených smerom nadol, b) nových cien upravených smerom nadol a nových hodnôt, ktoré sa týkajú určitých prvkov ponúk alebo, c) nových hodnôt, ktoré sa týkajú určitých prvkov ponúk. 5.1 Skutočnosť o použití elektronickej aukcie sa uvedie v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania alebo v oznámení použitom ako výzva na súťaž. Elektronickými prostriedkami sa výzvou oslovia súčasne všetci uchádzači, ktorých ponuky spĺňajú určené podmienky, na predloženie nových cien alebo nových hodnôt podľa odseku 5. Výzva na účasť v elektronickej aukcii obsahuje najmä a) všetky príslušné informácie týkajúce sa individuálneho pripojenia k používanému elektronickému zariadeniu, b) dátum a čas začatia elektronickej aukcie, c) spôsob ukončenia elektronickej aukcie, d) vzorec na určenie automatizovaného prehodnotenia poradia na základe predložených nových cien alebo nových hodnôt podľa odseku 5; vzorec musí obsahovať relatívnu váhu jednotlivých kritérií určených na výber ekonomicky najvýhodnejšej ponuky, ktoré boli uvedené v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania alebo v oznámení použitom ako výzva na súťaž alebo v súťažných podkladoch; na tento účel sa však prípadné rozpätie vopred zredukuje na určitú hodnotu, e) osobitný vzorec pre každé variantné riešenie, ak je povolené. 5.2 Elektronickú aukciu možno uskutočniť v niekoľkých po sebe nasledujúcich etapách. Elektronickú aukciu nemožno začať skôr ako dva pracovné dni odo dňa odoslania výzvy na účasť v elektronickej aukcii. Počas každej etapy elektronickej aukcie sa bezodkladne oznamuje všetkým uchádzačom dostatočné informácie, ktoré im umožňujú zistiť v každom okamihu ich relatívne umiestnenie. Môžu sa oznamovať aj ďalšie informácie týkajúce sa ostatných predložených cien alebo hodnôt parametrov, ak je to uvedené v súťažných podkladoch. Kedykoľvek sa môže počas elektronickej aukcie zverejniť počet uchádzačov v určitej etape elektronickej aukcie, nesmie sa však uviesť ich totožnosť. Elektronickú aukciu je možné ukončiť jedným alebo viacerými uvedenými spôsobmi a) vo výzve na účasť v elektronickej aukcii vopred uvedie dátum a čas jej ukončenia, b) ak nedostane žiadne ďalšie nové ceny alebo nové hodnoty, ktoré spĺňajú požiadavky týkajúce sa minimálnych rozdielov; v takomto prípade sa uvedie vo výzve na účasť v elektronickej aukcii lehota od prijatia poslednej ponuky do ukončenia elektronickej aukcie, c) ak sa dokončil počet etáp v elektronickej aukcii, ktorý bol pevne určený vo výzve
Čl.10 Komunikácia
Nástroje používané na elektronickú komunikáciu, ako aj ich technické charakteristiky nesmú byť diskriminačné, musia byť všeobecne dostupné a prepojiteľné so všeobecne používanými produktmi informačných a komunikačných technológií. Ak ide o elektronickú komunikáciu súvisiacu s postupom zadávania zákazky, musia mať zainteresované strany k dispozícii všetky nevyhnutné informácie technickej povahy vrátane kódovania. Ponuka musí byť podpísaná elektronickým podpisom podľa osobitného predpisu.[1]) Ak doklady, ktorými sa preukazuje splnenie podmienok účasti vo verejnom obstarávaní, nie sú k dispozícii v elektronickej forme, uchádzač alebo záujemca ich predloží v písomnej forme v lehote určenej na predloženie ponúk alebo žiadostí o účasť. Zariadenia, ktorými sa realizuje elektronická komunikácia, najmä elektronický prenos a prijímanie ponúk a žiadostí o účasť, musia prostredníctvom technických prostriedkov a vhodných postupov zaručovať, aby a) boli splnené požiadavky na elektronické podpisy, ktoré sa vzťahujú k ponukám a k žiadostiam o účasť, b) bolo možné určiť presný čas a dátum prijatia ponúk a žiadostí o účasť, c) bolo možné primerane zabezpečiť, že pred určenou lehotou nikto nesmie mať prístup k informáciám prenášaným v súlade s týmito požiadavkami, d) bolo možné primerane zabezpečiť, ak sa poruší zákaz prístupu podľa písmena c) presné zistenie tohto porušenia, e) len oprávnené osoby mohli určiť alebo zmeniť termín pre sprístupnenie doručených informácií, f) počas postupu zadávania zákazky bol prístup ku všetkým alebo k časti odovzdaných informácií možný len na základe predchádzajúceho rozhodnutia oprávnených osôb, g) rozhodnutie oprávnených osôb podľa písmena f) mohlo umožniť prístup k odovzdaným informáciám až po vopred určenom termíne, h) informácie doručené a sprístupnené v súlade s týmito požiadavkami, mohli zostať prístupné len osobám, ktoré sú oprávnené sa s nimi oboznamovať. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
P.č. |
Názov tovaru (druh balenia,kód) |
Požadované Množstvo (ks,kg,l, sada) |
Firma (ponúkaná jednotková cena v € pri požadovanom množstve) |
||||
|
|
|
|
|
||||
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vyhlásenie: Týmto vyhlasujem, že prieskum trhu som vykonal objektívne, nestranne
a dôverne.
Vybraný dodávateľ:………………………………………………..
Zdôvodnenie výberu: :…najnižšia cena……………………………………..…………………………………..
V Bardejove, dňa ...... DD.MM.RR................... Vypracoval: ......................................
podpis
Prílohy: 1x Cenová ponuka ..............
1x Cenová ponuka ..............
1x Cenová ponuka ..............
Ponúkový leták firmy ......... zo dňa DD.MM.RR
1x Ponúkový leták firmy ................ zo dňa DD.MM.RR