gototopgototop
Hore
je Dnes oslavuje meniny
English Czech German Italian Polish Slovak Hungarian
Registratúrny poriadok PDF Tlačiť E-mail
V súlade s § 16 ods. 2 písm. a/ zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov vydávam tento

REGISTRATÚRNY PORIADOK  A REGISTRATÚRNY PLÁN MESTA BARDEJOV

Čl. 1

Registratúrny poriadok pre automatizovaný systém správy registratúry a registratúrny plán, ktoré sú prílohou tohto Registratúrneho poriadku Mesta Bardejov sa vzťahujú na organizačné útvary Mesta Bardejov a na zariadenia mesta /materské školy a územné detské jasle/.

Čl. 2

Zrušuje sa Registratúrny poriadok a registratúrny plán  účinný od 1. 11. 1996 vrátane jeho zmien a doplnkov.

Čl. 3

Tento Registratúrny poriadok nadobúda účinnosť dňa 1. 7. 2003.

 

V Bardejove 30. 6. 2003

MUDr. Boris Hanuščak v.r.                                      Mgr. Jozef Petrovič v.r.

primátor mesta                                                   riaditeľ štátneho archívu

 

REGISTRATÚRNY PORIADOK  MESTA BARDEJOV

PRVÁ ČASŤ

Úvodné ustanovenia a základné pojmy

Čl. I
Úvodné ustanovenia

(1) Registratúrny poriadok (ďalej len registratúrny poriadok) mesta Bardejov (ďalej len mesto) upravuje postup oddelení a iných organizačných útvarov mesta1) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

(2)  Prednosta  mestského úradu (ďalej len prednosta) dôsledne dbá o to, aby  každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

(3) Správu registratúry zabezpečujú

  • podateľňa,  ktorá  plní i funkciu výpravne (ďalej len podateľňa),
  • zamestnanec poverený vedením registratúrneho denníka a registratúrneho strediska (správca registratúry),
  • vedúci oddelenia správy vnútorných vecí usmerňuje a organizačne zabezpečuje činnosť podateľne úradu,
  • oddelenia a iné organizačné útvary mesta.

Zariadenia mesta si zriaďujú vlastnú podateľňu  a vlastné registratúrne stredisko.

Činnosti podateľne zariadenia mesta vykonáva zamestnanec poverený vedúcim zamestnancom zariadenia, ktorý plní aj funkciu správcu registratúry zariadenia a spravuje registratúrne stredisko zariadenia.

(4) Mestský úrad (ďalej len úrad) a zariadenia mesta spravujú registratúru tak,  aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, v ktorej sa súčasne určí spôsob nahradenia záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru. Ak je dôvodné podozrenie, že poškodením, zničením alebo stratou bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží zápisnicu prednostovi .

(5) Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo pri preradení na iné miesto alebo prácu protokolárne odovzdá vedúcemu príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru nevybavené spisy.

(6) Evidenciu a manipuláciu so záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti2) a evidenciu sťažností a petícií3), ako aj účtovných záznamov a dokladov4) upravujú osobitné predpisy.

(7) Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti, ďalej účtovných záznamov a dokladov a technickej dokumentácie (ďalej len špeciálne druhy záznamov) úradu vykonáva príslušný štátny archív (ďalej len archív).

(8) Úrad  a zariadenia mesta vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku.5)

(9) Pojem úrad sa vzťahuje aj na zariadenia mesta, ak tento registratúrny poriadok neustanovuje inak.

Čl. II
Základné pojmy

(1) Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie a ukladanie záznamov, ochrana a vyraďovanie spisov-záznamov), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zebezpečenie registratúry úradu. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená.

(3) Spis je záznam alebo súbor záznamov, ktoré vznikli  pri vybavovaní jednej veci a úrad ich zaevidoval v registratúrnom denníku.

(4) Spisový obal je súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

(5) Registratúra je súbor všetkých záznamov pochádzajúcich z činnosti úradu a všetkých záznamov úradu doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku (ďalej len denník) a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry sú aj  evidenčné pomôcky, denník a registre.

(6) Denník je základnou evidenčnou pomôckou správy a registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov (záznamov).

(7) Evidenčnými pomôckami sú aj ročný zoznam spisov, zoznam záznamov v spise (obsah spisu), denný zoznam prijatej a odoslanej pošty, menný register, odovzdávacie a preberacie zoznamy spisov z organizačných útvarov do registratúrneho strediska, lokačný prehľad uloženia spisov v registratúrnom stredisku a zoznamy spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska (zoznamy spisov charakteru "A")

(8) Podanie je každý podnet, ktorý úrad prijal na  úradné vybavenie.

(9) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

(10) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis.6)

(11) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre, ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

(12) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického označenia skupiny záznamov.

(13) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené spisy úradu do uplynutia predpísaných lehôt a do ich vyradenia.

(14) Denník oddelenia alebo iného organizačného útvaru je pomocná evidenčná pomôcka správy registratúry. Tento denník vedú oddelenia a iné organizačné útvary v prípade centrálnej evidencie záznamov. Do tohto denníka sa zapisujú spisy pod číslom z centrálneho denníka.

 

DRUHÁ ČASŤ

Zásielky

Čl. III
Prijímanie zásielok

(1) Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli úradu doručené poštou, alebo ich prevzal zamestnanec úradu osobne a sú adresované úradu; podateľňa na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky (vzor č.1), na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia.

Materské školy (ďalej len MŠ) a  detské jasle (ďalej len DJ)  prijímajú zásielky priamo, nie prostredníctvom podateľne úradu.

Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len súrne záznamy) sa odovzdávajú správcovi záznamov ihneď po ich doručení, označia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným podrobným časovým údajom o prijatí a zaevidujú sa v denníku.

Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec úradu. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá správcovi záznamov na zaevidovanie v denníku.

(2) Podateľňa  skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi. Prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte.

(3) Podateľňa prijaté zásielky zaeviduje v denníku elektronickou formou, pričom doporučené zásielky a zásielky na meno zapíše do doručovacieho zošita.

Čl. IV
Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov

(1) Zamestnanec podateľne pri triedení zásielok označí všetky obálky odtlačkom dátumovej (resp. dátumom doručenia) pečiatky.

(2) Podateľňa triedi zásielky na zásielky, ktoré sa

  • a) otvoria a následne zaevidujú vdenníku,
  • b) odovzdávajú adresátom neotvorené,
  • c) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

(3) Zásielky, ktoré sú uvedené v odseku 2 písm. a) zamestnanec podateľne otvorí a záznam označí odtlačkom prezentačnej pečiatky červenej farby. Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky sa vyznačí dátum doručenia a počet príloh. Prípadné nedostatky (napr. chýbajúce prílohy a pod.) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci (ďalej len spracovateľ).

(4) Neotvorené zásielky podateľňa odovzdáva

  • a) primátorovi (adresované primátorovi mesta),
  • b) prednostovi (adresované prednostovi),
  • c) zástupcovi primátora,
  • d) hlavnému kontrolórovi,
  • e) tajomníkovi krízového štábu mesta (utajené zásielky),
  • f) mestskej polícii,
  • g) ostatným adresátom - súkromné zásielky.

(5) Neotvorené sa odovzdávajú aj zásielky označené rôznym stupňom utajenia, zásielky označené heslom verejného obstarávania, heslom výberového konania a zásielky adresované útvaru zabezpečujúcemu personálne veci zamestnancov. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.

(6) Za súkromnú sa považuje  zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom úradu alebo organizačného útvaru. Táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a odovzdá sa adresátovi neotvorená. Správca záznamov vedie evidenciu iba tých súkromných zásielok, ktorých prevzatie podateľňa potvrdila pošte. Zásielky adresované úradu s označením "do rúk" určitej osoby sa za súkromné nepovažujú a otvárajú sa.

(7) Volení funkcionári mesta a zamestnanci, ktorým sú zásielky odovzdávané neotvorené, zodpovedajú za ich riadne označenie, evidovanie a vybavenie.

(8) Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.

(9) Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, zamestnanec podateľne označí okrem odtlačku prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom peňažný spis. Vyznačí v nej druh, hodnotu a počet cenín a zásielku odovzdá príslušnému oddeleniu alebo inému organizačnému útvaru.

(10) Zásielky účtovnej povahy (faktúry, listové dožiadania o úhradu) sa po prijatí a označení odtlačkom prezentačnej pečiatky pridelia priamo oddeleniu ekonomiky, ktoré vedie ich evidenciu.

(11) Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným záznamom, ak

  • a) záznam nie je datovaný alebo sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na obálke,
  • b) záznam nie je podpísaný, i keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené,
  • c) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,
  • d) má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre odvolanie, verejné obstarávanie),
  • e) ide o sťažnosť, oznámenie alebo podnet občana alebo o petíciu,
  • f) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,
  • g) ide o zásielku doručenú na návratku,
  • h) ide o zásielku zcudziny.

(12) V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok uschovávajú jeden týždeň, doporučených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania.

(13) Záznam napísaný v inom ako v štátnom jazyku podateľňa zaeviduje v registratúrnom denníku a ihneď odstúpi prednostovi, ktorý zabezpečí jeho úradný preklad (okrem záznamu napísaného v českom jazyku). S takto zaevidovaným cudzojazyčným záznamom, ku ktorému je pripojený overený úradný preklad, sa ďalej manipuluje ako s ostatnými došlými zásielkami. Dátum doručenia úradného prekladu sa vyznačí v odtlačku prezentačnej pečiatky. Lehota na vybavenie podania začína plynúť dňom doručenia úradného prekladu, dátum doručenia prekladu sa vyznačí na zázname i v denníku.

(14) Faksimilné záznamy (faxy), telegramy,  vytlačené elektronické záznamy  a iné súrne záznamy podateľňa zaeviduje, v prípade faxu vyhotoví kópiu,  a neodkladne tieto záznamy doručí príslušným oddeleniam alebo iným organizačným útvarom. Faxy, ktoré prijme úrad mimo podateľne, je zamestnanec, ktorý fax prevzal povinný ihneď ho odovzdať  podateľni na zaevidovanie a vyhotovenie kópie.

 

TRETIA ČASŤ
Evidencia záznamov v denníku

Čl. V
Registratúrny denník

(1) Zamestnanec podateľne úradu vedie centrálny registratúrny denník úradu (ďalej len denník). Oddelenia a iné organizačné útvary vedú denník oddelenia alebo organizačného útvaru.

Do denníka oddelenia alebo iného organizačného útvaru sa spisy zapisujú pod číslom spisu z centrálneho denníka (centralizovaný systém správy registratúry).

(2) V denníku sa evidujú záznamy pochádzajúce z činnosti úradu, t.j. záznamy úradu doručené a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu úradu (ex offo).

(3) Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časovo a vecne aktuálne údaje o evidovaných záznamoch.

(4) Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom úradu a rokom. Denník oddelenia alebo iného organizačného útvaru sa označí aj názvom príslušného organizačného útvaru.

(5) Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka.

(6) Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom Uzatvorené číslom ..., pripojí sa dátum, odtlačok pečiatky a podpis prednostu úradu. Zamestnanec poverený vedením denníka zároveň vytlačí zoznam spisov.

(7) V denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa škrtnú takým spôsobom, aby  zostali čitateľné. (alt. sa opravia s uvedením poznámky, aká oprava bola vykonaná).

 

Čl. VI
Evidovanie záznamov

(1) Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené.

(2) Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Z faxov a elektronických záznamov sa vyhotovia alebo vytlačia kópie.

(3) Ak sa po otvorení zásielky adresovanej úradu a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti úradu, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu.

(4) Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v denníku.

(5) V denníku sa eviduje aj obeh záznamov medzi oddeleniami alebo inými organizačnými útvarmi.

(6) Utajované záznamy sa evidujú osobitným spôsobom2).

(7) V registratúrnom denníku sa zásadne neevidujú prospekty, propagačný materiál, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy, publikácie a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

(8) Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam s vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou denníka.

(9) Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku.


Čl. VII
Postup pri evidencii záznamov

(1) Došlé záznamy a záznamy pochádzajúce z vlastnej činnosti úradu sa evidujú v denníku úradu na oddelení vnútorných vecí.

(2) Zamestnanec poverený vedením  denníka vyplní vstupné údaje na registračnej obrazovke (vzor č.2). Povinne vyplní tieto údaje

- druh  záznamu,

- dátum registrácie,

- kód oddelenia alebo iného organizačného útvaru,

- meno a adresu odosielateľa,

- číslo spisu odosielateľa,

- dátum vyhotovenia záznamu odosielateľom,

- vec,

- evidenčné číslo,

- prílohy.

Ďalšie údaje vyplní, ak ho tým poverí prednosta úradu.

 

Čl. VIIa
Evidencia zmlúv a dohôd

(1) Všetky zmluvy a dohody uzatvorené mestom  sa označujú kódom príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru a spisovým číslom. Uvedené údaje budú vyznačené v pravom hornom rohu každej zmluvy, resp. dohody vrátane údaja o tom, kto zmluvu zaevidoval.

(2) Jeden originál každej zmluvy alebo dohody sa ukladá a eviduje v centrálnej evidencii na oddelení správy vnútorných vecí a ďalší originál zostáva v evidencii na sekretariáte primátora. Posledný originál resp. zostávajúce originály sa zakladajú do spisu na príslušnom oddelení alebo inom organizačnom útvare. Oddelenia a iné organizačné útvary vedú osobitnú evidenciu zmlúv a dohôd v rámci svojej pôsobnosti.

 

Čl. VIII
Prideľovanie evidenčného čísla a spisového čísla

(1) Záznamy, ktoré si nevyžadujú úradné konanie a následné písomné vybavenie, nie sú podaniami, neprideľuje sa im číslo spisu a evidujú sa len pod evidenčným číslom záznamu.

(2) Záznamom, ktoré sú podnetom pre úradné konanie (podanie), sa okrem evidenčného čísla záznamu prideľuje aj číslo spisu.

(3) Evidenčné číslo záznamu (v ľavom hornom rohu registračnej obrazovky) označuje poradie, v akom záznam do úradu prišiel alebo v ňom vznikol; pozostáva z   automaticky prideleného päťmiestneho poradového čísla v registratúrnom denníku.

(4) Číslo spisu prideľované prvému podaniu vo veci pozostáva z poradového čísla automaticky prideleného v registratúrnom denníku.

(5) Podania a vybavenia v tej istej veci, ktoré tvoria súčasť jedného spisu, sa evidujú pod rovnakým číslom spisu, doplneným o ich dvojmiestne poradové číslo v rámci spisu.

 

Čl. IX
Spisové obaly

(1) Podanie aj s prílohami sa po zaevidovaní vkladá do spisového obalu (vzor č.3). Ak prídu k prvému podaniu ďalšie podania týkajúce sa tej istej veci, vkladajú sa do toho istého spisového obalu.

(2) Ak príde nové podanie v tej istej veci nasledujúci rok, stane sa číslo tohto podania novým číslom celého spisu a podanie dostane nový spisový obal.

(3) Pred odovzdaním spisov z oddelení MsÚ alebo samostatných referátov do registratúrneho strediska úradu poverený zamestnanec príslušného oddelenia resp. samostatného referátu vyhotoví zoznam záznamov, ktoré sú súčasťou spisu. Tento zoznam vloží do spisového obalu a odovzdá zamestnancovi podateľne.

 

Čl. X
Vecný register

(1) Pri evidovaní sa záznam priebežne identifikuje podľa vecnej problematiky. Na konci kalendárneho roka k ročnému zoznamu spisov zamestnanec podateľne vytlačí aj vecný register.

(2) Registre sa vytvárajú za obdobie jedného roku. Na konci roku sa vytlačia, rozčlenené podľa jednotlivých oddelení resp. iných organizačných útvarov a podľa znakov hodnoty a lehoty uloženia a dajú sa k dispozícii zamestnancom povereným správou registratúr jednotlivých oddelení a iných organizačných útvarov.

 

Čl. XI
Obeh záznamov

(1) Po zaevidovaní záznamov v registratúrnom denníku úradu sa záznamy odovzdávajú spolu s vytlačeným zoznamom dennej pošty (vzor č.4) príslušným oddeleniam alebo iným organizačným útvarom. Poverený zamestnanec príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru záznamy prevezme a prevzatie potvrdí na kópii zoznamu dennej pošty. Zároveň v ňom vyznačí prípadné zmeny, spresňujúce údaje a pokyny pre podateľňu (t.j. pre denník).

(2) Po vykonaní zápisov v denníku sa záznamy odovzdávajú podľa pokynov primátora, prednostu úradu, vedúceho príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru spracovateľom.

(3) Každý zamestnanec je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal. Spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy alebo spisy, ktoré majú charakter dlhodobých pracovných pomôcok.

(4) Záznamy majú obiehať medzi jednotlivými oddeleniami alebo inými organizačnými útvarmi úradu, len v nevyhnutnej miere, rýchle a plynule tak, aby sa na žiadnom pracovisku nehromadili a nezdržiavali a aby boli čo najskôr vybavené a odoslané.

 

ŠTVRTÁ ČASŤ
Vybavovanie spisov

Čl. XII

(1) Spracovateľ zodpovedá za správne a včasné vybavenie spisov po vecnej a formálnej stránke, ako aj za ich priebežné uloženie. Ak si vybavenie spisu vyžiada súčinnosť iných orgánov alebo organizácií, zodpovedá za to, že vec bola s nimi prerokovaná, čo na spise náležitým spôsobom vyznačí.

(2) Spisy sa vybavujú rýchlo, jednotne a hospodárne. Z týchto hľadísk sa volí najvhodnejší spôsob vybavenia: telefonicky, telegraficky, elektronickou poštou, ďalekopisom, faxom, osobným prerokovaním alebo písomne. Postupuje sa racionálne, so zreteľom na účelné obmedzovanie písomného styku. Záznamy majú vznikať len v prípadoch, v rozsahu a počte, ktorý je nevyhnutný.

(3) Najjednoduchšie sa vybavujú podania, ktoré nevyžadujú odpoveď. Zamestnanec podanie prečíta, vezme na vedomie a na podanie zaznamená "Na vedomie vzal XY, dátum, a/a". Skratka a/a (ad acta).

(4) Ak sa odpoveď vyžaduje, ale písomná forma nie je nutná, výsledok osobného, telefonického vybavenia alebo vybavenia elektronickou poštou sa vyznačí na podaní, pripojí sa podpis zamestnanca, dátum a skratka a/a. Vybavenie sa vyznačí aj v registratúrnom denníku. Ak záznam dočasne zostáva u príjemcu, skratka a/a sa nevyznačí.

(5) Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa telegram, fax alebo elektronická pošta. Ak sa odpovedá na podanie, treba uviesť jeho číslo. Podľa povahy veci sa odoslaný text dodatočne opakuje v liste, ktorý sa odošle v ten istý deň.

(6) Pri písomnom vybavení, ak to povaha vecí dovoľuje, môže sa podanie vybaviť jednoducho, priamo čistopisom (v potrebnom počte originálov) prednostne s využitím textového editora na počítači.V ostatných prípadoch zamestnanec vyhotoví koncept vybavenia, ktorý vlastnoručne podpíše. Ak ho preskúmali a upravili ďalší zamestnanci, podpíšu ho aj oni.

(7) Zamestnanec na spisovom obale vyznačí:

- registratúrnu značku (vkladací znak), znak hodnoty záznamu  (skartačný znak) a lehotu uloženia,

- spôsob vybavenia spisu,

- dá pokyny pre expedíciu  a určí ďalší pohyb spisu.

Tieto údaje podateľňa zaznamená v registratúrnom denníku.

(8) Nazeranie do vybavovaného spisu povoľuje a informácie o jeho obsahu podáva príslušný vedúci zamestnanec.


Čl. XIII
Tvorba záznamu

(1) Spracovateľ vyznačí na koncepte vybavenia všetky nevyhnutné pokyny pre zamestnanca povereného správou registratúry oddelenia alebo iného organizačného útvaru,  a to

  • a) presnú adresu adresáta, číslo spisu, pod ktorým podanie vybavuje, číslo podania, na ktoré odpovedá, stručné označenie veci,
  • b) naliehavosť a spôsob odoslania záznamu,
  • c) počet výtlačkov, ktorý má byť vyhotovený,
  • d) rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané,
  • e) jednotlivé odoslania, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov,
  • f) pokyn, ako má byť so spismi po odoslaní naložené (napr. vsledovaní, vybavené a pod.).

(2) Vedúci oddelenia alebo iného organizačného útvaru skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zodpovedá za posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných predpisov.

(3) Každý spracovateľ záznamu zodpovedá  za úpravu vyhotovenia záznamu podľa platných technických noriem7) , jeho včasné vyhotovenie v zhode s konceptom a pokynmi uvedenými príslušným vedúcim zamestnancom na koncepte. V koncepte nesmie robiť žiadne zmeny. Ak v ňom zistí chyby alebo má iné pochybnosti, vyžiada si potrebné vysvetlenie a opravy od príslušného vedúceho zamestnanca. Vyhotovený čistopis po porovnaní s konceptom predloží na schválenie vedúcemu, ak si to výslovne vyhradil.

(4) Záznamy, ktoré podpisuje primátor mesta musia vždy obsahovať meno, priezvisko  spracovateľa a názov oddelenia alebo iného organizačného útvaru, ktorý spis vybavuje.

(5) Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu záznamu (Vec). Opis obsahu záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého záznamu spisu označeného znakom hodnoty „A".

(6) Záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi (podľa povahy záznamu sa použije hlavičkový papier primátora mesta, mesta a úradu) a obsahuje aj identifikačné údaje záznamu.

(7) Originály čistopisu záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom hodnoty „A" sa vyhotovujú v potrebnom počte na papieri podľa ods. 6 písacou látkou, ktorá zaručí trvanlivosť textu. Adresy na obálky sa píšu súčasne pri vybavovaní spisu.

 

Čl. XIV
Lehoty

(1) Záznamy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi8),inak lehotu určí prednosta úradu.

(2) O lehotách na vybavenie záznamov, ktoré nie sú upravené osobitnými predpismi, platia tieto pravidlá:

  • a) neodkladné veci označené "dnes" sa vybavujú ihneď v ten deň, keď došli,
  • b) ostatné súrne veci do troch pracovných dní,
  • c) bežné záznamy, ktoré si nevyžadujú osobitné zisťovanie alebo prípravu, sa vybavujú spravidla do týždňa,
  • d) záznamy, pre vybavenie ktorých sa musia vyhľadať, obstarať a preštudovať podklady, zistiť stanoviská ostatných útvarov a pod., sa majú vybaviť najneskôr do 30 dní; v zvlášť zložitých alebo dôležitých prípadoch môže túto lehotu predĺžiť prednosta úradu vyznačením na spisovom obale.

(3) Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo požadovanej lehote, treba o tom odosielateľa ihneď upovedomiť.

 

Čl. XV
Pečiatky

(1) Okrúhlu pečiatku s erbom mesta a textom Mesto Bardejov používa primátor na písomnostiach v majetkoprávnych vzťahoch mesta, v pracovnoprávnych vzťahoch a na všetkých zmluvách a dohodách, ktoré uzatvára za mesto. Okrúhlu pečiatku používa aj na ďalších písomnostiach, kde ako najvyšší výkonný orgán mesta reprezentuje mesto navonok a koná v jeho mene s inými právnickými a fyzickými osobami.

(2) Okrúhlu pečiatku so znakom Slovenskej republiky a textom Mesto Bardejov - Slovenská republika  používa primátor pri vydávaní individuálnych právnych aktov pri výkone samosprávy a  pri výkone štátnej správy v oblasti prenesenej pôsobnosti zo štátu na mesto (rozhodnutia primátora  v správnom konaní a rozhodnutia podľa osobitných predpisov), v daňových a poplatkových konaniach.

(3) Okrúhlu pečiatku s erbom mesta a textom Mesto Bardejov - Primátor používa primátor na písomnostiach,  ktoré v súlade s platnou právnou úpravou (podľa zákona o obecnom zriadení  a pod.) patria výlučne do jeho rozhodovacej právomoci.

(4) Okrúhla pečiatka s erbom mesta a textom Mesto Bardejov - Mestské zastupiteľstvo sa používa na normatívnych právnych aktoch, vydaných mestským zastupiteľstvom (VZN, organizačné a rokovacie poriadky a pod.) a na uzneseniach mestského zastupiteľstva.

(5) Podlhovastá pečiatka s textom Mestský úrad Bardejov sa používa na písomnostiach vyhotovovaných úradom (rôzne potvrdenia, listy medzi oddeleniami a inými organizačnými útvarmi úradu a pod.), tiež na pečiatkovanie listín a písomností potrebných pre vnútorný chod  úradu, listín a písomností smerujúcich navonok v rámci bežnej korešpondencie, kde sa nevyžaduje použitie okrúhlej pečiatky  a pre poštové účely.

 

Čl. XVI
Podpisovanie písomností

(1) Podpisové právo primátora mesta vyplýva z ust. § 12 ods. 6 a § 13 ods. 5 zák. SNR č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov a je všeobecné.

Prednosta úradu podpisuje všetky interné inštrukcie, príkazy a pokyny organizačnej a operatívnej povahy, zamerané na koordináciu a zefektívnenie chodu samosprávy ako celku a mestského úradu. Prednosta podpisuje všetky  materiály predkladané za úrad na rokovanie mestskej rady a mestského zastupiteľstva, ako aj bežnú korešpondenciu navonok,  ktorej vybavovanie patrí do jeho pôsobnosti.

Hlavný kontrolór mesta podpisuje všetky písomnosti súvisiace s vykonávaním kontrolnej činnosti, vyplývajúcej z pôsobnosti mesta, odborné stanoviská k návrhu rozpočtu mesta a k záverečnému účtu a všetky písomnosti súvisiace s vybavovaním sťažností na orgány mesta, na podnikateľské a iné subjekty, ktorých zakladateľom alebo zriaďovateľom je mesto.

Zástupca primátora podpisuje písomnosti smerujúce k poslancom mestského zastupiteľstva a písomnosti vyplývajúce z kompetencií vymedzených v organizačnom poriadku samosprávy.

Náčelník mestskej polície podpisuje všetky interné inštrukcie, príkazy a pokyny organizačnej a operatívnej povahy vo vzťahu k zamestnancom mestskej polície. Tiež podpisuje všetky materiály predkladané za mestskú políciu na rokovanie mestskej rady a mestského zastupiteľstva, ako aj bežnú korešpondenciu mestskej polície navonok.

Vedúci oddelení MsÚ a vedúci iných organizačných útvarov podpisujú všetky vnútorné inštrukcie organizačnej a operatívnej povahy, zamerané na koordináciu práce oddelenia alebo organizačného útvaru na zverenom úseku samosprávy. Podpisujú všetky písomnosti vyhotovené v rámci svojho oddelenia alebo organizačného útvaru, okrem tých, ktorých podpisovanie je vyhradené týmto poriadkom alebo inými vnútroorganizačnými normami  niekomu inému. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu.

Zamestnanci podpisujú všetky písomnosti vyhotovené v rámci svojej náplne práce, okrem tých, ktorých podpisovanie je vyhradené týmto poriadkom alebo inými vnútroorganizačnými normami primátorovi a vedúcim zamestnancom mesta. Taktiež podpisujú všetky písomnosti predkladané nadriadeným na základe ich príkazu. Ďalej podpisujú návrhy a podnety predkladané vedúcemu oddelenia alebo vedúcemu iného organizačného útvaru vo veciach jeho kompetencie a odborné posudky, vyjadrenia a odporúčania vo veciach patriacich do jeho pracovnej náplne. Zamestnanci šifrujú všetky písomnosti, ktoré patria do ich pracovnej náplne, pokiaľ tak určí primátor, prednosta úradu alebo príslušný vedúci .

Ďalšie podpisové práva primátora mesta, funkcionárov samosprávy a vedúcich zamestnancov mesta sú riešené vo vnútrooganizačných normách mesta (zásady obehu účtovných dokladov, zásady rozpočtového hospodárenia, zásady o kontrole, pracovný poriadok, poriadok odmeňovania, rokovací poriadok atď.).

(2) Na písomnosť sa umiestňuje spravidla len jeden podpis. V prípadoch, v ktorých musia byť na zázname dva podpisy, sa podpis zamestnanca s vyšším funkčným zaradením umiestňuje vľavo.

(3) Na písomnosť sa uvedie meno a priezvisko a funkčné označenie podpisujúceho. Ak písomnosť v neprítomnosti vedúceho zamestnanca podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku "v z." (v zastúpení).

(4) Písomnosti určené na rozmnožovanie podpisuje oprávnený vedúci zamestnanec  tak, že podpíše čistopis alebo návrh čistopisu (koncept). V takomto prípade sa v čistopise uvedie za jeho menom skratka "v.r."( vlastnou rukou) a pod ukončeným textom sa v ľavom dolnom rohu uvedie doložka "Za správnosť vyhotovenia" s menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za správnosť prepísania schváleného konceptu.

Postup pri rozmnožovaní záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti upravuje osobitný predpis9) .

 

Čl. XVII
Odosielanie zásielok

(1) Adresa na obálku sa píše súčasne pri vybavovaní spisu na oddelení alebo na inom organizačnom útvare. Obálky určené na odoslanie sa opatria podlhovastou pečiatkou úradu už na oddelení alebo inom organizačnom útvare a odovzdajú sa na podateľňu.

(2) Podateľňa zhromaždí záznamy určené na odoslanie a roztriedi ich podľa spôsobu expedície. Zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk (mestské obchodné spoločnosti a pod.), podateľňa neodosiela poštou, ale ich roztriedi a odovzdá do poštového priečinka zriadeného pre adresáta na mestskom úrade.

(3) Doporučené zásielky a zásielky na návratku (doručenku)  zapisujú zamestnanci na oddeleniach  resp. iných organizačných útvaroch do  doručovacích hárkov a odosielajú počítačovou sieťou na podateľňu.  Podateľňa doručovacie hárky vytlačí a na nich pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do doručovacích hárkov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.

(4) Písomné rozhodnutia vydané v správnom konaní a konaní vo veciach daní a poplatkov sa zasielajú doporučene na návratku s označením "do vlastných rúk" účastníka konania. Takto sa odosielajú aj písomnosti s dokladmi, ktoré sa vracajú bez toho, aby došlo k vydaniu rozhodnutia, ako aj predvolania na konanie, a iné písomnosti, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia 10).

(5) Podpísané návratky podateľňa odovzdá oddeleniu alebo inému organizačnému útvaru, ktoré záznam odosielali na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.

(6) Spôsob doručenia verejnou vyhláškou upravuje osobitný predpis 11).

(7) Zásielky sa odosielajú adresátom spravidla poštou, a to aj v miestnom styku.

(8) Občan po preukázaní osobnej totožnosti môže prevziať iba zásielku, ktorá mu je adresovaná. Prevzatie potvrdí podpisom na kópii záznamu alebo na doručovacom lístku (pri balíkoch) s uvedením dňa prevzatia. Zásielky adresované rôznym štátnym orgánom alebo právnickým osobám môže prevziať zamestnanec, oprávnený za štátne orgány alebo právnické osoby prijímať písomnosti.

(9) Ak pošta vrátila zásielku ako nedoručiteľnú, spracovateľ porovná správnosť údajov na obálke s údajmi udanými adresátom, odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo jej prípadnom opätovnom odoslaní správca záznamov zaeviduje v denníku.

 

PIATA ČASŤ
Ukladanie spisov a záznamov

Čl. XVIII
Registratúrny plán

(1) Registratúrny plán  je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru úradu do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

(2) Registratúrny plán je usporiadaný do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti.

(3) Registratúrny plán úradu a jeho dodatky pripravuje správca registratúry úradu v spolupráci s vedúcimi oddelení a iných organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.

 

Čl. IXX
Registratúra oddelenia alebo iného organizačného útvaru

(1) Spisy oddelenia alebo iného organizačného útvaru tvoria registratúru oddelenia resp. organizačného útvaru. Tieto spisy vybavené a uzatvorené v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste na príslušnom oddelení resp. organizačnom útvare, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Miesto ich uloženia určí vedúci oddelenia resp. iného organizačného útvaru. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.

(2) Vedúci oddelenia resp. iného organizačného útvaru dôsledne dbá o správu registratúry svojho organizačného útvaru v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho poriadku, jej správou poverí jedného zamestnanca.

(3) Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku, v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

(4) Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Koncepty zostávajú v spise.

(5) Poverený zamestnanec pred uložením spisu skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, znakom hodnoty a lehotou uloženia, neprevezme.

(6) Ukladacie jednotky (šanóny - zaraďovače, dosky, fascikle, zväzky, obaly) sa označujú štítkom s názvom úradu, názvom oddelenia resp. iného organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov (vzor č. 5).

(7) Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 6). Vypožičanie a vrátenie sa eviduje. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci oddelenia resp. iného organizačného útvaru alebo jeho zástupca.

(8) Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 7), ktorý pripraví v dvoch vyhotoveniach poverený zamestnanec.

(9) Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek. Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom „0" na pravom okraji pri príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu.

(10) Odovzdávací zoznam obsahuje názov úradu, názov oddelenia alebo iného organizačného útvaru,  dátum odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho oddelenia resp. iného organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.

 

Čl. XX
Registratúrne stredisko

(1) Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých oddelení a iných organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a  ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

(2) Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, ako aj vydávanie výpisov a odpisov zo spisov.

(3) Spisy sa ukladajú podľa ročníkov, v nich podľa organizačných útvarov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.

(4) Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených na základe preberacích zoznamov, podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).

(5) Úrad dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.

(6) Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca registratúry ďalej metodicky usmerňuje a kontroluje dodržiavanie ustanovení registratúrneho poriadku pri správe registratúr oddelení a iných organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu poriadku a plánu. V spolupráci s komisiou pre vyraďovanie spisov pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska, vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov.

Správca registratúry organizácie pripravuje registratúrny poriadok úradu.

(7) Špeciálne druhy záznamov sa ukladajú oddelene, a to na odeleniach resp. iných organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli.


ŠIESTA ČASŤ
Využívanie registratúry

Čl.  XXI

(1) Registratúru úradu (ďalej len „registratúra") môžu využívať jej zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.

(2) Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov v informačných systémoch.

(3) Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu záznamu alebo spisu.

 

Čl. XXII
Nazeranie do spisov

(1) Zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných úloh v prítomnosti administratívneho zamestnanca alebo správcu registratúry takto:

  • a) zamestnanci oddelenia alebo iného organizačného útvaru môžu nazerať do spisov svojho organizačného útvaru bez osobitného povolenia,
  • b) zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov iných oddelení alebo iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru.

(2) Prednosta úradu umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.

(3) Prednosta úradu môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.

 

Čl. XXIII
Vypožičiavanie spisov

(1) Zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku takto:

  • a) zamestnanci oddelenia alebo iného organizačného útvaru si vypožiačiavajú spisy svojho organizačného útvaru bez osobitného povolenia,
  • b) zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy iných oddelení alebo iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru.

(2) Zamestnanec úradu potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku (vzor č.6). ktorý sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok na miesto vypožičaného spisu.

(3) Vypožičiavať spisy mimo úradu môže povoliť prednosta úradu. V takom prípade sa vyhotoví reverz (vzor č.8) v dvoch exemplároch, v ktorom sa presne označí vypožičaný spis - číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.

(4) Spisy  sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Správca registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty, v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom  prednostu úradu lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis  vrátil. O vypožičaní a vrátení spisu vedie evidenciu.

 

Čl. XXIV
Vydávanie výpisov a odpisov

Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti.

 

Čl. XXV
Postup pri strate, zničení alebo poškodení záznamu

O strate, zničení alebo poškodení záznamu sa vyhotoví zápisnica o výsledku šetrenia a o prípadných dôsledkoch straty (zničenia, poškodenia). Zápisnicu, ktorou sa súčasne určí spôsob nahradenia záznamu alebo iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci príslušného oddelenia alebo iného organizačného útvaru. Ak je dôvodné podozrenie, že stratou (zničením, poškodením) bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží sa zápisnica prednostovi úradu.

 

SIEDMA ČASŤ
Vyraďovanie spisov

Čl. XXVI
Zásady  hodnotenia a vyraďovania spisov

a špeciálnych druhov záznamov

(1) Hodnotenie a vyraďovanie je súbor pracovných postupov pri posudzovaní dokumentárnej hodnoty a plánovitom vyraďovaní spisov z registratúrneho strediska.

(2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť organizácie a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.

(3) Vyraďovanie spisov sa riadi predpismi pre vyraďovanie spisov platnými v čase ich vzniku. Ustanovenia tohto poriadku týkajúce sa vyraďovania sa vzťahujú aj na špeciálnu písomnú dokumentáciu (utajované záznamy, účtovné záznamy, technickú dokumentáciu) s odchýlkami podľa osobitných predpisov.

(4) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie:

a) že spis má trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí  lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti príslušného štátneho archívu,

b)  že záznam nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí predpísanej lehoty uloženia a po vyradení z registratúrneho strediska je určený na priemyselné spracovanie (zničenie).

(5) Ustanovenia tohto poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych druhov záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov.

(6) Vyraďovanie špeciálnych druhov záznamov sa pripravuje oddelene na oddeleniach resp. iných organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú. Vyraďovanie záznamov úradu obsahujúcich utajované skutočnosti pripravuje referát  technicko-hospodárskej a ekonomickej prevádzky oddelenia vnútorných vecí, vyraďovanie účtovných záznamov pripravuje referát rozpočtu a účtovníctva oddelenia ekonomiky.

 

Čl. XXVII
Znak hodnoty

  • (1) Na rozlíšenie dokumentárnej hodnoty sa spisy označujú symbolom „A", ktorý sa nazýva znak hodnoty (ďalej len „znak") a ostatné spisy sa považujú za spisy bez znaku hodnoty. Znak určuje, ako sa so spisom naloží po uplynutí jeho lehota uloženia.
  • (2) Znak „A" (archív) znamená, že spis je určený do trvalej archívnej starostlivosti.
  • (3) Znaky sa vzťahujú iba na jedno vyhotovenie záznamu. Pri záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu prvý prieklep odoslaného záznamu (alebo jedna kópia). Všetky ostatné vyhotovenia, t.j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za záznamy bez znaku a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť úradu.
  • (4) Znak „A" je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je úrad. Výnimku tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti úradu.

 

Čl. XXVIII
Lehota uloženia

(1) Lehota  určuje, po koľkých rokoch od svojho vybavenia alebo vyhotovenia  sa spis stane predmetom vyraďovania.  Vyjadruje ju číslica za znakom hodnoty. Lehota začína plynúť 1. januárom roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis vybavený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní.

(2) Lehotu uloženia (ďalej len „lehota") jednotlivých druhov spisov (záznamov)   stanovuje  registratúrny plán úradu .

(3) Lehota sa môže v odôvodnených prípadoch predĺžiť. Predĺženie vykoná oddelenie resp.  iný príslušný organizačný útvar alebo spracovateľ. Lehota sa nesmie skrátiť.

 

Čl. XXIX
Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov

(1) Úrad predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy záznamov (ďalej len „vyraďovanie spisov") v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom, tieto nesmú byť dlhšie ako päť rokov. Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.

(2) Prednosta úradu dôsledne dbá, aby úrad zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.

(3) Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty uloženia, sa pripravuje v registratúrnom stredisku úradu (v prípade špeciálnej písomnej dokumentácie v špeciálnych registratúrach).

(4) Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamov spisov, ktorým uplynuli lehoty, a to oddelene pre spisy skupiny „A" a pre spisy bez znaku.

(5) Primátor vymenuje komisiu pre vyraďovanie spisov (ďalej len „komisia"), jej predsedom je prednosta úradu, jej členmi sú správca registratúry a zástupcovia oddelení resp. iných organizačných útvarov úradu. Komisia posúdi predbežné zoznamy spisov navrhovaných na vyradenie, a to za úrad ako celok. Posúdi, či uplynula potreba spisov pre činnosť úradu.

(6) Podľa záverov komisie správca registratúry zabezpečí vyhotovenie konečného zoznamu na vyradenie spisov z registratúrneho strediska. Tento zoznam, členený na skupinu „A" a skupinu bez znaku, je usporiadaný systematicky podľa ročníkov do vecných skupín podľa registratúrneho plánu organizácie s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (fascikel, balík, šanon) (vzory č. 9, 10, 11). Takto vyhotovený vyraďovací zoznam podpíšu členovia komisie.

(7) Konečné označenie spisov znakom „A" alebo bez znaku sa vyznačí aj v evidencii registratúrneho strediska.

 

Čl. XXX
Návrh na vyradenie spisov

(1) Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len „návrh") (vzor č. 12). Prednosta MsÚ vyhotovený návrh po posúdení a prípadnej úprave schváli. Návrh sa vyhotovuje v dvoch exemplároch a zaeviduje sa v registratúrnom denníku úradu. Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá štátnemu archívu, kópie zostávajú pre potreby registratúrneho strediska úradu.

(2) Spisy uvedené v návrhu na vyradenie zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom štátneho archívu. Čísla položiek spisov  "A" a bez znaku vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej ukladacej pomôcke.

 

Čl. XXXI
Postavenie štátneho archívu pri vyraďovaní spisov

(1) Štátny archív (ďalej len „archív") posúdi návrh na vyradenie spisov a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Nekvalitný a neúplný návrh   vráti úradu na doplnenie alebo na prepracovanie. Posúdi ďalej dokumentárnu archívnu hodnotu spisov a vykoná odbornú archívnu prehliadku. Jej priebeh a výsledok sa zaznamená v zápisnici o vyraďovacom konaní, ktorá sa vyhotovuje dvojmo. Archív v nej rozhodne, či a ktoré spisy navrhnuté na vyradenie majú trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a sú preto archívnymi dokumentmi. Zároveň určí, ako úrad naloží s vyradenými spismi. Zápisnicu správca záznamov zaeviduje v denníku.

(2) Úrad zodpovedá za všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov. Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady úradu.

 

Čl. XXXII
Odovzdanie spisov štátnemu archívu

(1) Archív preberá do archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje ho  archív na základe odovzdávacieho zoznamu vyhotoveného úradom, jeho originál sa odovzdá úradu.

(2) Spisy bez znaku (neoznačené) úrad odovzdá na priemyselné spracovanie alebo zničenie na základe jednorázového povolenia  vystaveného archívom, na ktorom zberňa potvrdí ich prevzatie do výkupu. Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady úradu.

(3) Vyradené spisy sa vyvedú z evidencie registratúrneho strediska.

(4) Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení zaevidovaných spisov.

Odkazy k textu:

  • 1) časť III. čl. 2 Organizačného poriadku MsÚ
  • 2) Zákon NR SR č.241/2001 Z.z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov
  • 3) Zákon č. 152/1998 Z.z. o sťažnostiach a Zásady o prijímaní a vybavovaní sťažností a petícií
  • 4) Zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve a Zásady obehu účtovných dokladov
  • 5) Zákon NR SR č.270/1995 Z.z. o štátnom jazyku
  • 6) Poštový poriadok vydaný Slovenskou poštou a.s.
  • 7) STN 016910 Pravidlá písania a úpravy písomností
  • 8) Napr. Zákon č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok)
  • 9) Vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z.z.
  • 10) § 24 Zákona o správnom konaní
  • 11) § 26 Zákona o správnom konaní

 

Príloha č. 1

vzor č.1 Prezentačná pečiatka

vzor č.2 Registratúrny denník /registračná obrazovka, identifikácia záznamu/

vzor č.3 Spisový obal

vzor č.4 Zoznam dennej pošty

vzor č.5 Štítok s identifikačnými údajmi /označenie ukladacích pomôcok v registratúre/

vzor č.6 Výpožičný lístok

vzor č.7 Zoznam spisov odovzdávaných z organizačných útvarov do       registratúrneho strediska

vzor č.8 Reverz

vzor č.9 Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty        „A" navrhnutých na vyradenie

vzor č.10 Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie

vzor č.11 Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov

vzor č.12 Prehľad nevybavených spisov

vzor č. 13 Okrúhle pečiatky

Vzor č.1

Prezentačná pečiatka

Vzor č.2

Registratúrny denník (registračná obrazovka)

Vzor č.3

Spisový obal

Vzor č.4

Zoznam dennej pošty

Vzor č.5

Štítok s identifikačnými údajmi

┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Názov úradu                                                                                                                                                           │

├───────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Názov organizačného útvaru                                                                                                                                   │

├───────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Vec                                                                                                                                                                       │

├───────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Registratúrna značka:                                                                                                        Znak hodnoty                  │

│                                                                                                                                        a lehota uloženia:            │

├───────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Rok:                                                                                                                                   Čísla spisov:                 │

└───────────────────────────────────────────────────────────────┘

Vzor č.6

Výpožičný lístok

┌───────────────────┬───────────────────────┬───────────────────┐

│Číslo spisu:                                    │Vybral (kto, kedy):                                    │  Žiadateľ:                                    │

├───────────────────┤                                                                │                                                   │

│Registr.značka:                              ├───────────────────────┼───────────────────┤

├───────────────────┤Založil (kto, kedy):                                    │  Podpis prevzatia:                         │

│Počet listov:                                  │                                                                │                                                    │

│                                                    │                                                                │                                                    │

└───────────────────┴───────────────────────┴───────────────────┘

Vzor č.7

Zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov

­­­­­­­____________________________________________________________________

Por. č.         RZ       Názov vecnej          Rok        Číslo ukladacej         Poznámka

skupiny                                  jednotky

­­­­­­­­____________________________________________________________________

1.

2.

3.

.........................                                           ...... ......................................

Dátum                                                                 meno,priezvisko a podpis

zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval


Vysvetlivky:

Por.č.  -  poradové číslo

RZ       -  registratúrna značka

Názov vecnej skupiny - názov podľa registratúrneho plánu

Rok -        rok alebo časové rozpätie vzniku  odevzdávanýcharchívnychdokumentov

Číslo ukladacej jednotky - číslo alebo čísla obalov /archívnych škatúľ/, v ktorých


Vzor č.8

Mestský úrad Bardejov,  Radničné námestie 16

R e v e r z

...........................

...........................

 

potvrdzuje, že mu bol požičaný spis (záznam) a zaväzuje sa, že spis bude bezpečne uložený, použitý len v úradných miestnostiach a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný a bude vrátený v pôvodnom stave najneskoršie do .................

 

Požičaný bol tento spis (záznam)

...........................................................

...............................................................

...............................................................

 

Vrátené dňa ...............                                               Vypožičané dňa .....................

Meno a priezvisko zamestnanca                                Meno a priezvisko

úradu: ........................................                                 zástupcu žiadateľa o výpožičku:

..................................................

Podpis: ..........................                                               Podpis: ....................................

pečiatka                                                                        pečiatka

Vzor č.9

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie

 

Odtlačok  pečiatky MsÚ

Príloha k  návrhu na vyradenie

Číslo spisu:

Dátum

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie

Por.   RZ   Názov           ZH  Rozpätie   Množstvo  Poznámka

číslo       vecnej skupiny  LU  rokov

 

Vysvetlivky:

RZ - registartúrna značka resp. vkladací znak

ZH - znak hodnoty resp. skartačný znak

LU - lehota uloženia

Vzor č.10

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku     hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie

 

Odtlačok  pečiatky MsÚ

Príloha k návrhu na vyradenie

Číslo spisu:

Dátum

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie

Por.   RZ   Názov           LU  Rozpätie    Množstvo  Poznámka

číslo       vecnej skupiny      rokov

 

Vysvetlivky:

RZ - registartúrna značka resp. vkladací znak

ZH - znak hodnoty resp. skartačný znak

LU - lehota uloženia

Vzor č. 11

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov

Papier s predtlačeným názvom úradu

Ministerstvo vnútra SR

názov a adresa

príslušného štátného archívu

 

Vaše číslo/zo dňa           Naše číslo              Vybavuje                 Dátum

Podľa § 19 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti ....................., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.

 

Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom .................. č. ........  z roku .......... navrhujeme vyradiť takto:

  1. záznamy so znakom hodnoty „A" v počte ............ položiek z rokov .......... odovzdať do /názov príslušného štátneho archívu/.
  2. Záznamy bez znaku hodnoty „A" v počte ......... položiek z rokov .......... odovzdať na zničenie.

 

Registratúrne záznamy  navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku .............../názov organizácie/.

Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia.

Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju činnosť.

Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A", ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A", ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na  vyradenie.

2 prílohy

Odtlačok podlhovastej pečiatky MsÚ

Podpis prednostu MsÚ

Vzor č.12

Prehľad nevybavených spisov

Vzor č.13

Okrúhle pečiatky

 

© 2012 Mesto BARDEJOV - Svetové dedičstvo UNESCO  |  webdesign by www.designit.sk - webdesign bardejov

Your are currently browsing this site with Internet Explorer 6 (IE6).

Your current web browser must be updated to version 7 of Internet Explorer (IE7) to take advantage of all of template's capabilities.

Why should I upgrade to Internet Explorer 7? Microsoft has redesigned Internet Explorer from the ground up, with better security, new capabilities, and a whole new interface. Many changes resulted from the feedback of millions of users who tested prerelease versions of the new browser. The most compelling reason to upgrade is the improved security. The Internet of today is not the Internet of five years ago. There are dangers that simply didn't exist back in 2001, when Internet Explorer 6 was released to the world. Internet Explorer 7 makes surfing the web fundamentally safer by offering greater protection against viruses, spyware, and other online risks.

Get free downloads for Internet Explorer 7, including recommended updates as they become available. To download Internet Explorer 7 in the language of your choice, please visit the Internet Explorer 7 worldwide page.